Responsable du traitement

Solidarité Sida
Association loi 1901 à but non lucratif 
Adresse : 16bis avenue Parmentier, 75011 Paris 
Email : [email protected] 
Téléphone : 01 53 10 22 22 

Pour toute question relative à vos données ou pour exercer vos droits, vous pouvez contacter notre référent protection des données à l’adresse suivante : [email protected]

2. Données collectées 

Nous collectons uniquement les données nécessaires à la gestion de votre engagement bénévole ou à votre prise de contact avec l’association. 
Selon le formulaire utilisé, les données suivantes peuvent être recueillies : 

a. Formulaire de contact (site web) 

Nom, prénom, profession, email, téléphone. 

b. Réunion d’intégration 

Email (pour l’invitation et la gestion des inscriptions). 

c. Formulaire d’émargement 

Nom, prénom, date de naissance, adresse, genre, téléphone, participation à la réunion, confirmation d’engagement bénévole. 

d. Formulaire “Valide ton inscription” 

Photo, coordonnées complètes, souhaits d’affectation, disponibilités, compétences, permis, allergies, régime alimentaire, et autres informations utiles à la gestion du bénévolat. 

3. Finalités et bases légales

Les traitements de données mis en œuvre par Solidarité Sida ont les finalités suivantes

Finalité du traitement	Base légale RGPD
Réponse aux demandes de contact	Intérêt légitime de l’association
Organisation des réunions d’intégration	Intérêt légitime
Gestion du bénévolat (affectation, coordination, communication interne)	Intérêt légitime / exécution d’un engagement bénévole
Collecte de données de santé (régime, allergies)	Consentement explicite (article 9.2.a du RGPD)
Envoi d’informations et actualités de l’association	Consentement
Gestion des accès à l’outil de gestion Wezcrew	Intérêt légitime
Archivage et historique des participations	Intérêt légitime

4. Destinataires des données

Vos données sont accessibles uniquement aux personnes dûment habilitées : 

• Les permanents salariés ou bénévoles de Solidarité Sida chargés de la coordination. 
• Les chefs d’équipe bénévoles, limités à la visualisation des données de leurs équipes. 
• Le prestataire technique Weezcrew (ex-Recrewteer), qui agit en tant que sous-traitant et héberge les données sur des serveurs sécurisés situés dans l’Union européenne. 

Aucune donnée n’est vendue, échangée ni transférée à des tiers extérieurs à l’association. 

5. Durées de conservation 

Les durées suivantes sont définies selon les recommandations de la CNIL et adaptées à la continuité de nos activités. 
Elles représentent les durées maximales légales raisonnables : 

Type de données	Durée maximale de conservation	Justification
Données issues du formulaire de contact	3 ans après le dernier contact	durée standard CNIL pour les contacts inactifs
Données d’émargement / réunion d’intégration	5 ans	suivi du parcours bénévole et traçabilité
Données administratives des bénévoles actifs	Durée de l’engagement + 5 ans après la dernière participation	gestion et réinscription éventuelle
Données sensibles (allergies, régime alimentaire)	Jusqu’à la fin de l’événement concerné	sécurité et santé
Données liées à la newsletter ou consentements	3 ans après le dernier contact ou retrait du consentement	durée recommandée CNIL
Logs d’accès et données techniques Wezcrew	12 mois	sécurité et maintenance du service

Au terme de ces durées, les données sont supprimées ou anonymisées à des fins statistiques. 

6. Sécurité et hébergement 

Solidarité Sida et son prestataire Weezcrew mettent en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité des données : 

• Accès restreint par identifiant et mot de passe individuel. 
• Hébergement sur serveurs sécurisés situés dans l’UE. 
• Chiffrement des connexions et sauvegardes régulières. 
• Sensibilisation des équipes bénévoles et permanents à la protection des données. 

7. Vos droits 

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD – UE 2016/679) et à la loi “Informatique et Libertés”, vous disposez des droits suivants : 

• Accès à vos données personnelles. 
• Rectification en cas d’erreur ou de changement. 
• Effacement (“droit à l’oubli”), sous réserve d’obligations légales. 
• Limitation du traitement. 
• Opposition à certains traitements (notamment la réception de communications). 
• Retrait du consentement à tout moment pour les traitements basés sur celui-ci. 

Pour exercer vos droits, écrivez à : [email protected] ou par courrier à : Solidarité Sida – 16bis avenue Parmentier, 75011 Paris 

Une pièce d’identité pourra être demandée pour vérifier votre identité avant traitement de votre demande. 

8. Sous-traitants et transferts de données 

Vos données sont traitées exclusivement au sein de l’Union européenne. 
Si un transfert devait avoir lieu hors UE (par exemple via un prestataire technique ultérieur), Solidarité Sida s’engage à ce qu’il respecte le RGPD et fasse l’objet de garanties adéquates (clauses contractuelles types, hébergement certifié, etc.). 

9. Mise à jour de la politique

Cette politique est susceptible d’évoluer pour tenir compte des évolutions légales ou organisationnelles. 
La version la plus récente est toujours disponible sur notre site. 
Dernière mise à jour : Novembre 2025